Project Time Management (Manajemen Waktu) Oleh : Reza Fazria Rahmawan - 45110799

2. Proses manajemen waktu proyek

Ada tiga tahap yang harus dilakukan dalam manajemen proyek yaitu :

1. Proses Perencanaan (Planning Process)
mencakup tentang penetapan sasaran, pendefinisian proyek dan pembentukan organisasi tim, adapun dalam mengerjakan beberapa proyek sekaligus (umumnya pada perusahaan besar), cara yang efektif untuk menugaskan tenaga kerja dan sumber daya fisik adalah melalui organisasi proyek. Organisasi proyek dipimpin oleh seorang manajer proyek yang mengkoordinasikan kegiatan proyek dengan departemen lain maupun membuat laporan kepada manajemen puncak.
2. Penjadwalan (Schedulling)
Penjadwalan (Schedulling) yaitu menghubungkan antara tenaga kerja, uang, dan bahan yang digunakan dalam proyek. Penjadwalan proyek meliputi kegiatan menetapkan jangka waktu kegiatan proyek yang harus diselesaikan, bahan baku, tenaga kerja serta waktu yang dibutuhkan oleh setiap aktivitas. Pendekatan yang populer digunakan adalah Diagram Gantt atau Metode Bagan Balok (Bar Chart). Cara penjadwalan proyek yang lain adalah PERT (Project Evaluation and Review Technique) dan CPM (Critical Path Method).
3. Pengendalian (Controlling)
Pengendalian proyek meliputi pengendalian terhadap sumber daya, biaya, kualitas dan anggaran. Pengendalian proyek juga digunakan untuk merevisi rencana proyek dan memungkinkan untuk mengganti/menggeser sumber daya ke tempat yang memerlukan (mengelola ulang) sehingga tepat waktu dan biaya.Pengendalian proyek melibatkan pengawasan ketat pada sumber daya, biaya, kualitas dan budget. Pengendalian juga berarti penggunaan loop umpan balik untuk merevisis rencana proyek dan pengaturan sumber daya kemana diperlukan.

4. Project Network Diagrams (Activity-on-Arrow (AOA)Network Diagram, Arrow Diagramming Method (ADM), dan Precedence Diagramming Method (PDM)

Cara membuat AOA :

1. Cari semua kegiatan gambarlah letak point dimulai kegiatan itu pada node / lingkaran sampai letak point selesainya proyek . Setelah selesai menggambar node , tarik panah antara node dan hubungkan masing masing node. Masukan huruf kegiatan atau nama dan perkiraan durasi pada panah terkait.
2. Melanjutkan menggambar diagram jaringan, bekerja dari kiri ke kanan. Masing - masing panah diberi aktivitas.
3. Lanjutkan menggambar diagram jaringan proyek sampai semua kegiatan yang disertakan pada diagram yang memiliki keterkaitan.
4. Sebagai aturan praktis, semua panah harus menghadap ke kanan, dan tidak ada panah harus menyeberang pada diagram jaringan AOA.
Contoh Diagram AOA :

Precedence Diagramming Method (PDM) :
• Kegiatan yang diwakili oleh kotak
• Panah menunjukkan hubungan antara kegiatan
• Lebih populer daripada metode ADM dan digunakan oleh perangkat lunak manajemen proyek
• Lebih baik untuk menunjukkan berbagai jenis dependensi (Keterkaitan)

Contoh Diagram PDM :

6. Estimasi durasi aktivitas dan pembentukan jadwal (Gantt Charts, dan Critical Path Method (CPM))

Estimasi Durasi Aktivitas :
Durasi mencakup jumlah waktu aktual utk mengerjakan suatu aktivitas ditambah waktu yg hilang (elapsed time). Effort adalah jumlah hari-kerja atau jam kerja yg dibutuhkan utk menyelesaikan sebuah tugas. Effort biasanya tidak sama dgn durasi. Individu yg mengerjakan pekerjaan hrs membantu dlm membuat estimasi durasi aktivitas dan kemudian harus ditinjau ulang oleh seorang ahli.

Pembentukan Jadwal :
Gunakan hasil proses manajemen waktu utk menentukan tanggal mulai dan selesainya proyek. Tujuan utama adalah utk membuat jadwal proyek yg realistis yg dpt digunakan sbg dasar untuk memantau kemajuan proyek dalam dimensi waktu. Tool dan teknik yg terkait adalah :

• Gantt Charts

• Critical Path Analysis

• Critical Chain Scheduling

• PERT Analysis

8. Teknik Memperpendek Jadwal Proyek

Proyek adalah serangkaian kegiatan yang berlangsung dalam jangka waktu tertentu dengan alokasi sumber daya yang tersedia dan bertujuan untuk melaksanakan tugas yang telah ditetapkan. Penjadwalan proyek adalah rencana pengurutan kerja untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan sasaran khusus dengan saat penyelesaian yang jelas. Setiap aktivitas dalam proyek, pada dasarnya dituntut agar mampu menggunakan waktu secara efektif dan efisien dengan hasil yang berkualitas. Untuk itu digunakan analisis dengan metode PERT (Program Evaluation and Review Technique). PERT adalah suatu alat manajemen proyek yang digunakan untuk melakukan penjadwalan, mengatur dan mengkoordinasi bagian-bagian pekerjaan yang ada di dalam suatu proyek.

1. Metode Menggunakan Model Optimasi
Pada percepatan PERT menggunakan model optimasi sasarannya yaitu pada probabilitas yang dihasilkan. Pada tahap ini diasumsikan biaya yang dikeluarkan adalah biaya percepatan secara keseluruhan. Sedangkan biaya pada hasil optimasi hanya sebagai nilai untuk mencari probabilitas yang dimaksud. Percepatan waktu pada proyek dengan metode PERT merupakan percepatan secara probabilitas. Dengan mengalokasikan sejumlah biaya tambahan pada jalur kritis, diharapkan dapat mempercepat waktu penyelesaian proyek beberapa hari. Untuk itu digunakan model matematika yang akan dibentuk dari distribusi probabilitas normal. Dalam kaitannya digunakan distribusi probabilitas standar.
2. Metode Menggunakan CPM
Pada percepatan PERT menggunakan metode percepatan CPM. Pada metode ini biaya yang dikeluarkan diharapkan sesuai dengan waktu percepatan yang dihasilkan. Sehingga pada pengerjaannya lebih terarah pada biaya tiap satuan waktu dan jalur kegiatannya.

10. Critical Chain Scheduling

Critical Chain Scheduling adalah tugas tergantung yang mendefinisikan batas minimal selesainya proyeOleh karena itu, adalah aman untuk mengasumsikan bahwa rantai kritis terbuat dari tugas - tugas tergantung urutannya. Dalam Critical Chain Scheduling ( CCS ) , tugas-tugas bergantung dijadwalkan dengan cara yang palingefektif dan menguntungkan.Ketika datang ke CCS, dependensi yang digunakan untuk menentukan rantai kritis. Dalam kasus ini , dua jenis dependensi yang digunakan ; Hand Off Depencies dan Resource Depedencies.CCS adalah sebuah metodologi yang berfokus pada leveling Resource . Meskipun tugas sebagian besar menentukan jadwal proyek , pemanfaatan sumber daya memainkan peran kunci .Sebuah metodologi seperti CCS mungkin sangat sukses dalam lingkungan , di mana tidak ada kekurangan sumber daya.
Namun dalam kenyataannya, hal ini tidak terjadi. Proyek dijalankan dengan sumber daya yang terbatas dan sumber daya yang rata merupakan faktor penting. Oleh karena itu , penjadwalan rantai kritis memberikan jawaban yang lebih baik untuk proyek-proyek yang intensif sumber daya untuk mengelola pengiriman mereka.

12. Penggunaan Software Dalam Mendukung Manajemen Waktu Proyek

Sama seperti metodologi jalur kritis, ada perangkat lunak untuk penjadwalan rantai kritis. Perangkat lunak ini dapat dikategorikan menjadi "Stand Alone" dan "Client-Server" Perangkat lunak ini mendukung lingkungan multi-proyek secara default. Oleh karena itu, perangkat lunak ini berguna ketika mengelola proyek besar sebuah perusahaan besar.

Sumber :
http://informatika.web.id/proses-dalam-manajemen-proyek.htm
http://eriskusnadi.wordpress.com/2012/03/18/activity-network-diagram-part-1/
http://hspm.sph.sc.edu/COURSES/J716/CPM/CPM.html
http://asq.org/quality-press/display-item/index.html?item=H1224
http://agape92.blogspot.com/2011/11/group-proses-manajemen-proyek-dan.html.
http://gerryghost.wordpress.com/2011/12/16/project-scope-management/.