Project Scope Management (Manajemen Ruang Lingkup) Oleh : Reza Fazria Rahmawan - 45110799

2. Proses Project Scope Management

Salah satu dari yang terpenting dan yang memiliki banyak aspek sulit dari manajemen proyek, adalah mendenifisikan ruang lingkup (scope) suatu proyek. Scope dapat juga diartikan sebagai semua pekerjaan yang dikembangkan dalam menghasilkan produk dari proyek dan proses yang digunakan untuk menbentuk kedemuanya (Schwalbe, 2006).
Project Scope Management termasuk suatu proses yang dikembangakn untuk mendefinisikan dan mengontrol apa yang termasuk atau tidak yang termasuk dalam suatu proyek. Hal tersebut untuk memastikan tim proyek dan stakeholders memiliki perngertian yang sama mengenai produk apa yang dihasilkan dari proyek dan proses apa saja yang akan digunakan oleh tim proyek untuk menghasilkan produk tersebut, ada lima proses utama yang dikembangkan dalam project scope manajement yaitu :

1. Scope Planning

Scope Planning menjelaskan bagaimana suatu scope didefinisikan, diuji, dan diawasi serta bagaimana Work Breakdown Structure (WBS) akan dibuat. Scope Planning merupakan langkah awal dari scope manajement plan. Ukuran proyek,kompleksitas, kepentingan, dan faktor – faktor lain akan mempengaruhi seberapa banyak usaha yang dihabiskan pada scope planning.
Hasil utama dari scope planning adalah suatu scope management plan yang mempersiapkan suatu dokumen yang berisi deskripsi bagaimana tim akan mempersiapkan project scope statement, membuat WBS, memastikan penyelesaian dari proyek yang dikerjakan dan mengontrol perubahan pada scope proyek.

2. Scope Definition

Langkah selanjutnya adalah menentukan lebih lanjut pekerjaan yang dibutuhkan untuk proyek. Scope definition yang bagus sangat penting untuk kesuksesan proyek karena sangat membantu meningkatkan akurasi dari waktu, biaya, dan sumber yang digunakan, serta menegaskan suatu baseline untuk memastikan kemampuan dan mengontrol proyek dan juga membantu dalam memperjelaskan komunikasi dalam tanggung jawab kerja. Hasil utama dari scope definition adalah project scope statement.

3. Create WBS

Setelah menyelesaikan proses scope palnning dan definition, langkah selanjutnya dalam project management adalah membuat suatu work breakdown structure (WBS). WBS adalah pengelompokan pekerjaan sulit dalam suatu proyek yang menentukan total scope dari proyek. Karena banyak proyek melibatkan banyak orang dan banyak perbedaan, ini sangat penting untuk menyusun dan memutuskan pekerjaan kedalam bagian logika dan didasari pada bagaimana pekerjaan akan dapat ditingkatkan. WBS merupakan dokumen pondasi pada project manajement karena menyediakan dasar untuk perencanaan dan pengaturan jadwal proyek, biaya, sumber, dan perubahan.
WBS sering digambarkan sebagai suatu task-oriental family tree dari aktivitas, sama dengan suatu bagan organisasi, suatu tim proyek sering menyusun WBS untuk produk proyek, fase proyek, atau menggunakan project management process group. Banyak orang suka membuat WBS dalam bagan untuk membantu membayangkan proyek dan semua bagian utama dari proyek tersebut.

4. Scope Vertifications

Melibatkan persetujuan formal dari project scope yang diselesaikan oleh stakeholders. Persetujaun ini sering dicapai dengan melakukan penyelidikan pada pelangaran. Untuk menerima persetujuan formal dari project scope, tim proyek harus membuat dokumentasi yang jelas dari produk proyek dan prosedur untuk menevaluasi jika proyek sudah diselesaikan dengan benar dan menimbulkan kepuasan. Untuk mengurangi perubahan scope, sangat perlu dilakukan pekerjaan yang dapat memastikan project scope.

5. Scope Control

Scope Contro melibatkan peraturan perubahan untuk project scope. Pengguna sering tidak yakin bagaimana mengingkan tampilan untuk dilihat atau fungsi apa yang dibutuhkan untuk meningkatkan performa bisnisnya. Pengembang tidak yakin bagaimana mengartikan user requirement, dan mereka juga memilki keterkaitan dengan teknologi yang terus berubah.
Tujuan dari scope control adalah mempengaruhi factor yang menyebabkan perubahan scope, menyakinkan perubahan yang diproses berdasarkan pada prosedur yang dikembangkan sebagai bagian dari mengintegrasikan perubahan control, dan mengatur perubahan ketika perubahan ini terjadi. Scope control termasuk mengidentifikasikan, mengevaluasi, dan mengimplementasikan perubahan dari project scope sebagai progress dari proyek.

4. Mengapa perusahaan investasi pada TI

• Investasi merupakan salah satu keharusan yang dilakukan oleh sebuah perusahaan, terutama ketika bisnisnya sedang berada dalam tahap awal, yaitu pada tingkat pembentukan dan pertumbuhan (infancy dan growth stages)

• Namun, tidak jarang pimpinan perusahaan menganggap bahwa investasi terhadap teknologi informasi merupakan suatu hal yang tidak terlalu penting untuk dilakukan oleh perusahaan

• Pada dasarnya peranan teknologi informasi bagi setiap perusahaan bersifat unik dan spesifik

• Hal ini disebabkan karena masing-masing perusahaan memiliki strategi yang berbeda satu dengan lainnya

• Walaupun dua buah perusahaan misalnya berada pada sebuah industri yang sama, namun peranan teknologi informasinya bisa sangat berbeda

• Ditinjau dari segi peranan strategis teknologi informasi, paling tidak dapat ditemukan 5 jenis tujuan dari dilakukannya investasi terhadap perangkat teknologi tersebut antara lain

  1. Kelangsungan hidup perusahaan atau bisnis itu sendiri
  2. Memperbaiki efisiensi
  3. Memperbaiki efektitivitas usaha
  4. Keinginan perusahaan untuk mendapatkan suatu loncatan keunggulan kompetitif (competitive advantage leap)
  5. Peranan teknologi informasi sebagai salah satu perangkat infrastruktur

6. Proses rencana TI dan metode pemilihan proyek

Project time management dapat diartikan secara sederhana, melibatkan proses yang dibutuhkan untuk memastikan waktu penyelesaian dari proyek. Bagaimanapun, mencapai waktu penyelesaian suatu proyek tidak mudah. Ada enam proses utama yang dilibatkan dalam project time management yaitu :

1. Activity Definition

Activity definition melibatkan pengidentifikasikan aktivitas secara lebih rinci yang mana harus dilakukan oleh anggota tim proyek dan stakeholder untuk membuat suatu proyek. Tujuan utama dari proses activity definition adalah untuk memastikan bahwa tim proyek sudah benar – benar mengerti semua tugas yang harus mereka lakukan sebagai bagian dari project scope sehingga mereka dapat memulai penjadwalan kerja. Suatu aktivitas atau tugas adalah suatu elemen yang biasanya dapat diliat pada WBS yang disertai dengan durasi waktu, biaya dan resource yang digunakan.

2. Activity Sequencing

Setelah membuat aktivitas proyek, langkah selanjutnya dalan project time managemen adalah activity sequencing. Activity sequencing melibatkan pengematan kembali pada daftar aktivitas dan atribut, project scope management, daftar milestone, dan perubahan yang disetujui untuk menetukan hubungan antara aktivitas. Activity sequencing juga melibatkan evaluasi untuk dependensi dan perbedaan tipe dependensi.

3. Activity Resource Estimating

Sebelum mengestimasi durasi untuk setiap aktivitas, harus dimiliki suatu ide yang baik untuk kuantitas dan tipe dari resource (orang, peralatan, dan material) yang akan ditentukan setiap aktivitas. Secara alami proyek dan organisasi akan mempengaruhi perkiraan resource. Sangat penting untuk menentukan resource apa yang peril, termasuk orang yang memiliki pengalaman dan kemampuan dalam proyek yang sama dan dengan organisasi yang memiliki performa proyek.

4. Activity Duration Estimating

Bekerja dengan stakeholder untuk menetapkan aktivitas, menentukan dependensinya, dan mengestimasi resource-nya, proses selanjutnya dalam project time management adalah mengestimasi durasi dari aktivitas. Penting untuk diingat bahwa durasi termasuk jumlah dari waktu kerja pada aktivitas plus waktu yang dilewatkan.

5. Schedule Development

Schedule Development menggunakan hasil dari semua proses project time management yang sebelumnya untuk menentukan awal dari akhir dari proyek. Sering ada beberapa iterasi dari semua proses project time management sebelum suatu jadwal proyek diselesaikan. Tujuan akhir dari schedule development adalah untuk membuat suatu jadwal proyek yang realistis yang menyediakan suatu dasar untuk memantau berjalannya proyek untuk dimensi waktu proyek. Hasil utama dari proses ini adalah jadwal proyek, model data kadwal, suatu baswline jadwal, perubahan yang diinginkan, da perubahan untuk kebutuhan resource. Atribut aktivitas, kalender proyek, dan perencanaan manajemen proyek.

6. Schedule Control

Proses akhir dari project time management adalah schedule control. Seperti scope control, schedule control adalah suatu bagian dari proses pengendalian perubahan. Tujuan dari proses ini adalah untuk mengetahui status dari jadwal proyek, faktor yang depengaruhi karena perubahan jadwal,menentukan jadwal yang berubah, dan mengatur perubahan ketika perubahan itu terjadi.

8. Analisis keuangan proyek (Net Present Value Analysis, Net Present Value Example, Return on Investment, and Payback Analysis)

Pertimbangan keuangan seringkali merupakan aspek penting dari proses seleksi proyek. Tiga metode utama untuk menentukan nilai proyeksi keuangan proyek :

1. Net Present Value (NPV) analysis adalah metode menghitung keuntungan moneter yang diharapkan atau rugi bersih dari proyek dengan diskon semua aliran kas yang diharapkan dan arus keluar ketitik hadir dan waktu

2. Manajemen proyek sistem informasi

3. Return on investmen (ROI) dihitung dengan mengurangi biaya proyek dari manfaat dan kemudian membaginya dengan biaya. Semakin tinggi ROI, makin baik

4. Payback analysis

Pertimbangan keuangan penting adalah analisis pengembalian (payback analysis). Payback period adalah jumlah waktu yang diperlukan untuk menutup, dalam bentuk arus kas bersih, total dolar diinvestasikan dalam proyek. Payback terjadi ketika manfaat diskon kumulatif dan biaya lebih besar dari nol. banyak organisasi menginginkan proyek TI memiliki waktu pengembalian yang cukup singkat

10. Penerapan Balanced Scorecard

Pengukuran kinerja merupakan suatu hal penting bagi sebuah unit bisnis. Ini dikarenakan pengukura kinerja dapat digunakan untuk menilai keberhasilan suatu perusahaan. Selain itu juga dapat dipergunakan untuk melakukan penyusunan strategi-strategi bisnis yang cocok dan dapat dijadikan sebagai dasar dalam penyususnan system imbalan. Selama ini pengukuran kinerja yang sering digunakan adalah pengukuran kinerja yang hanya mengukur kinerja keuangan, tidak dapat mengambarkan kinerja perusahaan secara keseluruan. Pengukuran kinerja keuangan hanya menilai kinerja untuk jangka pendek dan tidak memperhitungkan harta-harta tak nampak.
Dengan adanya kekurangan tersebut, maka diciptakan Suatu metode pengukuran kinerja yang mempertimbangkan aspek keuangan dan non-keuangan yang dikenal dengan istilah Balance Scarecard. Pengukuran kinerja Balance Scorecard menyangkut empat perspektif yaitu : Perspektif Keuangan, Perspektif Pelanggan, Perspektif Proses Bisnis Internal dan Perspektif Belajar dan Berkembang. Penulis memilih menggunakan Rumah Sakit Kristen Tayu karena selama ini pengukuran kinerja yang dilakukan perusahaan masih menitik beratkan pada aspek keuangan.

12. Scope Planning and the Scope Statement

Scope Planning menjelaskan bagaimana suatu scope didefinisikan, diuji, dan diawasi serta bagaimana Work Breakdown Structure (WBS) akan dibuat. Scope Planning merupakan langkah awal dari scope manajement plan. Ukuran proyek,kompleksitas, kepentingan, dan faktor – faktor lain akan mempengaruhi seberapa banyak usaha yang dihabiskan pada scope planning.
Hasil utama dari scope planning adalah suatu scope management plan yang mempersiapkan suatu dokumen yang berisi deskripsi bagaimana tim akan mempersiapkan project scope statement, membuat WBS, memastikan penyelesaian dari proyek yang dikerjakan dan mengontrol perubahan pada scope proyek.
Scope Statement Langkah selanjutnya adalah menentukan lebih lanjut pekerjaan yang dibutuhkan untuk proyek. Scope Statement yang bagus sangat penting untuk kesuksesan proyek karena sangat membantu meningkatkan akurasi dari waktu, biaya, dan sumber yang digunakan, serta menegaskan suatu baseline untuk memastikan kemampuan dan mengontrol proyek dan juga membantu dalam memperjelaskan komunikasi dalam tanggung jawab kerja. Hasil utama dari scope definition adalah project scope statement.

14. Prinsip dasar pembentukan WBS

WBS adalah pembagian deliverables proyek berdasarkan kelompok kerja. WBS dibutuhkan karena dalam sebuah proyek biasanya melibatkan banyak orang dan berbagai deliverables, sehingga sangat penting mengorganisasikan pekerjaan-pekerjaan tersebut menjadi bagian-bagiannya, serta bagaimana mengerjakan pekerjaan-pekerjaan tsb sesuai pembagian yang disepakati.

16. Penggunaan software dalam mendukung project scope management

Dalam pengaplikasiannya, kita bisa menggunakan software untuk membuat mana saja yang termasuk ruang lingkup pekerjaan suatu proyek. Tujuannya tidak lain agar memudahkan kita dalam memanage ruang lingkup kerja proyek. project scope management software yang menggunakan lisensi open source. Software ini menggunakan proprietary tools seperti Basecamp atau ActiveCollab. Collabtive sendiri ditulis menggunakan PHP5 dan menggunakan user interface berbasis Ajax. Selain itu juga mendukung hingga 30 bahasa berbeda dan terintegrasi dengan web services melalui XML API. Fungsi lain yang dimiliki adalah penggunaan To do list, Milestones, Calendar, Messaging/Instant Messaging, File Management, Role based user permissions, Timetracking, Tagging, Search, Reporting (berbentuk file Microsoft Excel dan PDF), Exporting ke berbagai bentuk file seperti ZIP, XML, RSS, iCal dan vCard), Importing from Basecamp XML dan Multilanguage

Sumber :
http://derianeka.blogspot.com/2011/11/manajemen-proyek-dan-manajemen-resiko_14.html
http://gerryghost.wordpress.com/2011/12/16/project-scope-management
http://ridwanlina.blogspot.com/2010/12/project-scope-management.html
http://andrydelfa.blogspot.com/2009/11/project-scope-management.html